▼ Contents
１．はじめに
こんにちは、バランです。
突然ですが、仕事上で会議に費やす時間がどれほどかご存知でしょうか。
会議時間の計算は、簡単に書くと以下です。
（週の会議時間）×（５０週：一年）×（年数）
例として、ざっくり計算してみましょう
例１：会議時間が週６時間として１０年行うと、会議時間はおよそ１２５日分
例２：会議時間が週３０時間を３０年行うと、会議時間は１,８７５日分（およそ５年分！！）
正直、人生の５年を会議に費やしたくないし、つまらない会議であればなおさらです。（バランは嫌です。。。）
しかも、今後は在宅ワークが標準化していく中で、Web会議を含めた会議回数は多くなっていくのではないでしょうか。
そんな中で、少しでも皆さんが費やしている会議時間を減らすべく、効果的な方法が記載されている本や動画を紹介しながら、バランが実践していることをお伝えしていきます。
会議時間が長くて困っている人や、働き方改革をして自分の時間を確保したい方におすすめです。
無駄会議を減らしていきましょう！！
２．会議回数が多い・会議時間が長い
まず、会議の状態を確認していきましょう。以下の項目が当てはまる場合、無駄な会議になっている可能性が高いです。
- 会議が情報共有の場になっている
- 会議前に資料などの情報共有がされていない
- 会議の目的が明確でない（何を決めるかわからない）
- 時間通りに終わらない
- 会議中に関係ない話が始まる
- 一部の出席者が寝ている
- 一部の出席者が内職をしている
上記が当てはまると、残念ながら良い会議の状態とは言えません。
情報共有であれば、今の時代、資料を送るもしくは社内フォルダーに格納して、各自で見てもらったほうが、時間的にも理解度的にも高効率です。
また、決まったことがわからずに確認のメールが飛び交うことになったり、同じような内容の会議がもう一度設定されてしまうでしょう。
さらに、会議回数が多かったり会議時間が長いと、自分の仕事時間が減ってしまうため、残業や休日出勤をしなければならない状況に追い込まれてしまいます。
そうならないためにも、無駄な会議は極力少なく、短い時間にするのが良いとバランは考えます。
３．会議時間短縮に役立つ情報
本題として、どうすれ会議を減らせるのでしょうか？
世の中には多くの会議短縮の本が出ていますが、バラン的おすすめ本は以下です。一読の価値ありです。
また、最近はYouTubeで本の解説を紹介している方もいます。時間がない方は、YouTubeで確認するのもおすすめです。
私のおすすめYouTuberは「サラタメさん」です。「サラ」リーマンの「タメ」ということで、一般サラリーマン目線で本を読み解いていただいているので、わかりやすく共感できます。
こちらの本は、非常に具体的にどのような行動を起こせば、会議回数・会議時間を減らせるか記載されています。
その中でも特に重要なのがこちらの3項目です
- 「決定事項」、「Todoリスト」を会議後に確認する
- 会議の終了条件を会議終了直前に確認する
- 議題ごとの時間配分を確認する
上記の３つを会議室で実践する方法は、本やYouTubeを見ていただけると非常に理解をできると思います。
ただし、今後Web会議が増えていく中で、会議室を使用しない会議も増えていくと実践しづらいことがあります。そこで、次章でバラン的おすすめメールテンプレを使用していただくことで、Web会議時間を短縮できます。
４．会議前後に送るメールテンプレ
基本的に会議に関するメールを送るのは２回です。
- 会議前に会議内容を展開する
- 会議後に会議決定事項を展開する（いわゆる議事録）
そこで、バランは会議用に以下のようなメールテンプレを作成しています。
送る前に一度上長に確認しておくと、内容不備や安心感を得られるでしょう笑
会議前に送るメール例
- 課題：A, B, C案のどれを採択するか
- 会議の終了条件：案採択及び担当者の決定
- 会議時間（１時間）
- 10:00 – 10:05 各案件内容の確認（資料展開済）
- 10:05 – 10:45 案件決定
- 10:45 – 10:55 担当決定
- 10:55 – 11:00 決定事項確認、まとめ
- 決定事項：
- Todoリスト（誰が何をいつまでにやるか）
会議後に送るメール例
- 課題：A, B, C案のどれを採択するか
- 会議の終了条件：案採択及び担当者の決定
- 会議時間（１時間）
- 10:00 – 10:05 各案件内容の確認（資料展開済）
- 10:05 – 10:45 案件決定
- 10:45 – 10:55 担当決定
- 10:55 – 11:00 決定事項確認、まとめ
- 決定事項：C案を採択する、担当者はX課長とY主任、バラン
- Todoリスト（誰が何をいつまでにやるか）
- Y主任がスケジュール案を作成し、次週の定例会前にX課長に確認を取る
- バランがC案の詳細内容をまとめ、来週会議前に出席者に展開する
会議用テンプレメールを作成しておくと、会議は「決定事項」と「Todoリスト」を埋めることに注力します。また、会議中はメールをスクリーンに映しておくことで、会議内容が会議の終了条件から逸れるのを防ぐことができます。
また、テンプレを埋めると議事録として使用できるので、そのまま参加者へ展開できます。
私は会議用メールテンプレを作成してから、以下の効果を実感しています。
- 会議後にやることが明確になった
- 会議時間が短くなった（１時間以上かかっていた会議が４５分で終わる）
- 出席者全員が議論に参加するようになった
- 議事録を書く時間が減った（会議終了時にほぼできている）
会議が長くて困っている、働き方改革をしたいけど何をしたらいいかわからない方は、まずは上記のように会議を少なく短くすることから実践してみるのはいかがでしょうか。
必ず効果を実感できます！
５．まとめ
会議は、担当者同士が直接会話することが可能なので、目的を達成する上で非常に有効な手段です。
しかし、会議の目的や方向性を明示していないと、議論が発散したり、情報共有の場として使用されていまいます。
ぜひ、ご自身の時間を無駄にしないためにも、無駄な会議時間は極力減らしましょう。
本記事の内容がみなさんの時間確保に繋がり、最終ゴールを達成できる助けとなれば幸いです。
榊巻亮さん、サラタメさん、貴重な情報ありがとうございます。
バラン
コメントを残す